1 Rekisterinpitäjä
Uskontojen uhrien tuki UUT ry
Toinen Linja 17, 00530 Helsinki
tiedotus@uut.fi
Y-tunnus: 1447374-9
2 Tietosuojavastaava
Joni Valkila, toiminnanjohtaja
Toinen Linja 17, 00530 Helsinki
tietosuoja@uut.fi
040 5145551
3 Rekisterin nimi
Uskontojen uhrien tuki UUT ry:n jäsenrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa tiedotus ja viestintä UUT:n jäsenten kanssa muun muassa yhdistyksen vuosikokoukseen liittyen sekä Muutos-lehden postittaminen jäsenille. Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
5 Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat yksilöintitiedot kaikista rekisteröidyistä:
- Etu- ja sukunimi
- Jakeluosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa
- Sähköpostiosoite
Jäseneksi hakevalta kysytään myös hakulomakkeella seuraavia tietoja, joiden antaminen on vapaavalintaista. UUT ry katsoo, että näiden tietojen antaminen lomakkeella muodostaa suostumuksen tietojen tallentamiseen (tietosuoja.fi):
- Puhelinnumero
- Syntymäaika
- Vapaavalintaisesti annettavat lisätiedot
6 Rekisterin tietolähteet
Rekisterin pääasiallinen tietolähde on jäseneksi hakevien jäsenhakulomakkeelle ilmoittamat tiedot. Tietoja täydennetään ja muutetaan tarvittaessa rekisteröidyn itse esimerkiksi sähköpostitse tai suullisesti ilmoittaman tiedon sekä Postilta saatujen tietojen pohjalta.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, mutta UUT:n postitus- ja painotoimintaa hoitava taho käsittelee UUT ry:n jäsenrekisteriin rekisteröityjen henkilöiden nimi- ja osoitetietoja mm. Muutos-lehden ja vuosikokouskutsujen postitusten yhteydessä.
8 Tietojen siirto kolmanteen maahan (ETA-alueen ulkopuolelle) tai kansainväliselle järjestölle
Käyttämämme FloMembers-rekisteripalvelun mukaan järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:
- Suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköpostiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
- Tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
- Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisterin käyttö on rajattu vain asianmukaiselle henkilöstölle.
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää jäljennös tiedoista, joita hänestä säilytetään. Tietopyynnöt pyydetään lähettämään osoitteeseen tietosuoja@uut.fi.
Yksityisyyden suojaamiseksi henkilön tunnistuksen vahvistaminen tehdään luotettavasti, kuten tietojen haun yhteydessä henkilökohtaisesti esitettävällä yleisesti hyväksytyllä henkilötunnisteella, esim. passilla. UUT pyrkii pitämään vastausajan mahdollisimman lyhyenä – kuitenkin enintään lain vaatimat 30 päivää.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevien tietojen korjaamista, poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista.